Esses profissionais "ocupados" inspiraram um relatório, divulgado neste mês pela Organização Internacional do Trabalho (OIT), que constatou que quase 50% dos profissionais brasileiros exercem mais de uma atividade no mercado de trabalho ou fazem hora extra.
Para o presidente da FranklinCovey no Brasil, Paulo Kretly, em muitos casos, as pessoas ficam no escritório além do horário porque gastam a maior parte do seu dia de maneira improdutiva.
A dica do presidente é ter uma agenda para acompanhar e avaliar a produção diária e perceber por onde seu tempo está escoando.
"A agenda também auxilia na hora de evitar o inimigo número um da organização e da produtividade: a procrastinação, que significa adiar, deixar para depois, empurrar com a barriga. Ao ler constantemente os compromissos e metas que você estabeleceu para cada dia, fica bem mais difícil dizer isso aqui eu faço amanhã, pois, conforme a agenda lhe mostrará, o dia de amanhã já tem seus compromissos, e depois de amanhã, também. Ao seguir esse planejamento, você estará evitando que as coisas importantes se transformem em coisas urgentes", explicou Kretly.
Além disso, a recomendação do presidente é não ler e-mails pessoais no trabalho, não parar no meio do dia para tomar um café e fofocar no corredor da empresa, fazer uma lista de atividades diárias que não consegue cumprir, entre outras. "Uma pausa para o café não é o fim do mundo! Mas tem que ser controlada e não pode passar de 10 a 15 minutos", disse.
Dia-a-dia. Um exemplo de organização é a corretora da Francisco Rocha Imóveis, Lavínia Kaus. Ela trabalha de segunda a segunda e, durante a semana, a carga horária é das 8 às 19 horas. Acreditem, ela ainda tem tempo para cuidar do filho de quatro anos e da casa.
"Já trabalho nesse ritmo há três anos. No início foi difícil, mas consegui me acostumar a essa rotina. Às vezes, meus dois celulares tocam ao mesmo tempo e preciso largar tudo para atender o cliente. Já cheguei a mostrar apartamento às 6h30 e outro às 21h. O esforço vale a pena porque sei que existem pessoas tão ocupadas quanto eu", contou a corretora.
ANÁLISE - Ângela Abdo
Cuidado com a hora extra
Ficar depois do expediente pode indicar que o funcionário está produzindo mal ou não está sabendo gerenciar o seu tempo. Se o problema foi a falta de motivação, os departamentos de Recursos Humanos devem desenvolver programas de incentivos para melhorar a produtividade, como a promoção de capacitação. Já se o problema foi o mau gerenciamento do tempo deve-se observar o que está motivando isso. O funcionário deve gerenciar o seu tempo, definindo quais são as prioridades do dia separando-as em urgência, importância e prioridade. Uma dica é ir eliminando as tarefas à medida que elas forem sendo cumpridas. O mais importante é não deixar para depois o que pode ser feito hoje.
Ângela Abdo é presidente do Associação Brasileira de Recursos Humanos (ABRH), seccional Espírito Santo
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"Não encare o local de trabalho como sua casa"
Paulo Kretly - Presidente da FranklinCovey no Brasil
Não ler e-mails pessoais no trabalho, não parar no meio do dia para tomar um café e fofocar no corredor da empresa, fazer uma lista de atividades diárias que não se consegue cumprir, entre outras. Essas são algumas dicas do presidente da FranklinCovey no Brasil, Paulo Kretly, para render mais no trabalho. Segundo ele, as pessoas ficam no escritório além do horário, muitas vezes, porque gastam a maior parte de maneira improdutiva.
Há casos em que horas extras podem ser motivadas porque os funcionários gastam a maior parte de tempo de forma improdutiva?
Sim. O princípio-chave do gerenciamento do tempo e da vida é priorizar (decidir o que mais importa), organizar (utilizar uma agenda para anotar os compromissos e fazer anotações) e executar (disciplinar nossa atividade de acordo com um plano para obter os resultados desejados). Diante disso, acredito que existem maneiras de ser mais produtivo na vida profissional e reservar ainda algum tempo para dedicar só a você e a sua família.
Como é possível se organizar e render mais no trabalho?
Utilizando uma agenda ou software de gerenciamento. Eu utilizo há mais de 13 anos, e posso afirmar que essa simples medida me ajudou a me organizar. Uma agenda eficiente deve conter, portanto, sua lista de prioridades, seus compromissos diários, os contatos que você mais usa e espaço para anotações pessoais.
Como planejar o dia, a semana, o mês?
Aconselho as pessoas a se planejarem semanalmente. No começo da segunda ou no final do domingo, parar por cerca de 15 minutos e, baseado em prioridades, definir quais as atividades devem ser feitas na semana por ordem de prioridades e com tempo para serem concluídas. Desta forma, você consegue, conseqüentemente, planejar seus dias.
Como lidar com tantos telefonemas, e-mails, conversas paralelas?
No local de trabalho, se você estiver atrapalhado, atenda somente ligações de negócios. Se tiver como, peça para alguém filtrar estas ligações. O mesmo ocorre para e-mails. A pessoa tem que ter, antes de tudo, bom senso e encarar o local de trabalho como um local de trabalho e não como sua casa.
Ações das empresas
VISEL VIGILÂNCIA E SEGURANÇA. Através dos informativos, os funcionários focam sabendo a data de pagamento dos salários e das férias. Além disso, os atendimentos são feitos em dia e horários determinados.
LORENGE. Todos os funcionários têm metas individuais que precisam ser atingidas dentro do horário de trabalho. A participação nos resultados da empresa é baseada em sua produtividade.
NOVOTEL. Não é permitido acesso ao Orkut nem a sites de bate papo. Há metas para todos os setores, movidas por campanhas de motivação.
MACHADO & PINHO ADVOGADOS ASSOCIADOS. Ao verificar qual os sites jurídicos mais acessados, o vencedor ofi o do Orkut. Por conta disso, o acesso a rede de relacionamentos está bloqueado. Como todos são sócios, a remuneração é baseada na produtividade.
DACASA FINANCEIRA. Há um dimensionamento das atividades. O setor de Recursos Humanos tem um histórico dos atendimentos feitos pelos funcionários. O sistema é usado para não ter hora extra nem sobrecarga de trabalho.
Metas individuais e menos horas extras
Fazer o tempo render é uma tarefa árdua para os departamentos de Recursos Humanos das empresas. Para motivar os funcionários, valem diversas técnicas, evitando, assim, as horas extras e a falta de produtividade.
Na Lorenge, cada funcionário tem uma meta individual que precisa ser cumprida durante o mês. "O método foi criado em 2006. Antes disso, não havia controle da produtividade dos funcionários", disse o gestor de desenvolvimento de pessoas da Lorenge, Nilson da Silva.
O sistema de metas também é adotado no Novotel. Segundo o gerente de alimentos e bebidas do hotel, Thiago Monteiro, as metas são individuais e incentivadas com prêmios, como viagens e brindes.
A supervisora de Recursos Humanos da Dacasa Financeira, Tereza Cristina Diniz, informou que a empresa conta com um direcionamento das atividades, que informa quantos atendimentos estão sendo feitos por cada funcionário. "Assim é possível verificar se há sobrecarga de trabalho", disse.
Na Machado & Pinho Advogados Associados foi necessário verificar quais eram os site jurídicos mais acessados pelos profissionais. A surpresa de um dos sócios do escritório, Luciano Machado, foi que o Orkut ficou em primeiro lugar. A solução foi bloquear o site de relacionamento, motivando o aumento da produtividade.
Dedicação é total
Horário. A corretora de imóveis da Francisco Rocha Imóveis Lavínia Kaus Simões trabalha de segunda a segunda. Apesar da carga horária puxada, que durante a semana é das 8h às 19h, ela ainda consegue tempo para se dedicar ao filho e à casa. "Quando a gente faz o que gosta e trabalha em um local bacana é fácil organizar o tempo. Não me incomodo com essa rotina. Para se ter uma idéia, às vezes os meus dois celulares tocam ao mesmo tempo", contou.
Abaixo os telefonemas
Informativos. Funcionários da Visel Vigilância e Segurança telefonavam o tempo todo para o Departamento de Recursos Humanos, atrapalhando as atividades da gerente do setor Aliece Severino Sacomandi. Para solucionar o problema, foi criado um informativo, contendo, por exemplo, a data de pagamento. Além disso, os atendimentos são feitos em dia e horários determinados. "No informativo está especificado: não precisa telefonar", disse.
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